در این مقاله به ادامه بررسی ۷ موقعیت دشوار در محیط کار و نحوه مدیریت آنها خواهیم پرداخت.
موقعیت چهارم
زمانی که باید «نه» بگویید
آقای «ه» به خانم «ن» پیامی می‌دهد و پیشنهاد خود را درباره‌ی اصلاح و بهبود وضعیت بخش خدمات مشتریان با او درمیان می‌گذارد. شرکت از خانم «ن» درخواست کرده است تا با آقای «ه» بیشتر همکاری کند. اما به‌نظر خانم «ن»، همکار مورد نظر چندان قابل‌اعتماد نیست.
«نه» گفتن در محیط کار کمی دشوار است. به‌ویژه، زمانی که می‌خواهید خود را فردی سخت‌کوش و همراه با تیم کاری نشان بدهید. در بیشتر مواقع، موافقت کردن در محیط کار باعث می‌شود که راحت‌تر باشید. حتی اگر این موافقت علی‌رغم میل باطنی‌تان باشد، با کمک آن می‌توانید دیگران را از خودتان راضی نگه دارید و از دردسرها دوری کنید.
در این موقعیت چه باید گفت؟
برای اینکه خانم «ن» راحت‌تر موقعیت را مدیریت کند، این جمله مفید واقع می‌شود: «پیشنهادتان می‌تواند شروع خوبی باشد.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
استفاده از لحنی توأم با انعطاف‌پذیری و اشتیاق به شما فرصتی می‌دهد تا از همکاری با فردی که دوست ندارید اجتناب کنید؛ پس ضمن اینکه برخورد بد و ناراحت‌کننده‌ای نخواهید داشت، شهرت و اعتبارتان را نیز حفظ خواهید کرد:
برای شروع می‌توانید، پیشنهاد مطرح‌شده را تغییر بدهید و اصلاح کنید. از آنجا که به‌طور قطع آن را نپذیرفته‌اید، بنابراین جای اظهار نظر برای خودتان باقی گذاشته‌اید.
شما با این کار همکارتان را آزرده نمی‌کنید، زیرا جواب شما مانند «نه» تند و گستاخانه نیست و از آنجا که برنامه‌ای قطعی نچیده‌اید، تعهدی هم برای شما ایجاد نمی‌شود.
این پاسخ به شما کمک می‌کند تا درخواست و پیشنهاد همکارتان را به روش خودتان تغییر بدهید و آن را در مسیری پیش ببرید که تمایل دارید. یعنی لزوما کار و پیشنهادی را که دوست ندارید، انجام نخواهید داد.
شما با این جمله، همکارتان را طرد نمی‌کنید، بلکه فضایی برای مذاکره و ابتکارعمل بیشتر در همکاری فراهم می‌سازید.
در این مثال، خانم «ن» می‌تواند چنین پاسخی به آقای «ه» بدهد:
«ممنون از پیشنهاد شما. پیشنهادتان می‌تواند شروع خوبی باشد. من و تیمم حتما روی جمع‌آوری اطلاعات کار می‌کنیم و بعد درباره‌ی روش‌های دیگر با هم صحبت خواهیم کرد.»
موقعیت پنجم
زمانی که مجبور هستید به دوست صمیمی‌تان تذکر بدهید
خانم «ش» و خانم «م» با هم در کارخانه شکلات‌سازی همکار هستند. «ش» مسئول خرید و «م» مدیر شرکت است. این دو با هم رابطه‌ی بسیار خوبی دارند. اما متأسفانه سایر همکاران از «م» خواسته‌اند تا به «ش» درمورد بوی بد دهانش تذکر بدهد. زیرا وضعیت بوی بد دهان او برای همه‌ی کارکنان غیرقابل‌تحمل و ناراحت‌کننده است.
در چنین موقعیت‌هایی هرچقدر هم که در ابراز نقد و تذکر، حسن نیت به خرج بدهید، باز هم طرف مقابل به لاک دفاعی فرو می‌رود و وضعیتی ایجاد می‌کند که احساس کنید شاید اصلاح مشکل ارزش تخریب رابطه و موقعیت ایجادشده را نداشته باشد.
در این موقعیت چه باید گفت؟
در این موقعیت‌های دشوار می‌توانید از تکنیک هم‌دردی استفاده کنید. مثلا بگویید: «می‌خوام چیزی رو بهت بگم که قبلا به خودم و درباره‌ی خودم بهم گفتن.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
اگر آرام و صمیمی وارد مکالمه با دوست‌تان بشوید و با لحنی دوستانه درباره‌ی مشکلی که دارد با او حرف بزنید، قطعا از دشواری این لحظات کاسته خواهد شد و اوضاع سریع‌تر سر و سامان پیدا خواهد کرد. زیرا:
این جمله به طرف مقابل فرصت می‌دهد تا خود را برای شنیدن موضوعی آماده کند که کمی ناخوشانید است.
با شریک کردن خود در چنین تجربه‌ای، امکان تذکر دادن ساده‌تر می‌شود و فرد متوجه اهمیت پذیرش انتقادات خواهد شد.
با بیان اینکه خود شما هم قبلا چنین تذکری گرفته‌اید، با طرف مقابل در یک تیم قرار می‌گیرید و هم‌درد می‌شوید.
با استفاده از این جمله، موقعیت را از حالت بی‌احترامی به حالت نگرانی و همراهی درمی‌آورید.
در این مثال، خانم «م» باید به دوست خود بگوید:
«ش» تا حالا متوجه شدی که وقتی با تو صحبت می‌کنم، کمی عقب می‌ایستم؟ فکر می‌کنم علت این هست که تو هم مشکلی مشابه مشکل من در گذشته داری. من نفسم بوی نامطبوعی می‌داد و وقتی اطرافیان این نکته را مطرح کردند، متوجه شدم که باید اوضاع را پیگیری کنم. حالا برای سلامتی تو هم نگرانم. شاید مشکلت از کم‌آبی بدن باشد. در هر حال بهتر است آن را پیگیری کنی.
در پایان هم، خانم «م» بسته‌ای قرص نعنا به دوستش می‌دهد و با اینکه «ش» کمی شرمنده شده است، موضوع با آرامش و به‌خوبی حل خواهد شد.
موقعیت ششم
زمانی که مجبور هستید به تصمیمی که به نظرتان اشتباه است، اعتراض کنید
خانم «ف» یکی از شرکا و مدیر بخش مهم تحقیقاتی در شرکتی دارویی است. تیم کاری او تقریبا تنها تیم تحقیقاتی شرکت است که اعضای آن چینی و زن هستند. براساس تغییراتی که در طراحی شرکت صورت گرفته است، بنا شده است تا برخی از تیم‌ها به زیرزمین که وضعیت چندان خوبی ندارد، منتقل شوند. خانم «ف» در جریان این موضوع نیست و هیچ‌کس درباره‌ی این تصمیم با او صحبتی نکرده است و بدون هیچ اطلاع قبلی از او و تیمش خواسته می‌شود که نقل مکان کنند.
گاهی اوقات، وقتی از چیزی ناراحت می‌شویم، بررسی کردن موضوع و اندیشیدن درمورد آن کمی سخت و نگران‌کننده می‌شود و هرچه موضوع را بیشتر تحلیل کنید و وارد جزئیات آن شوید، وضع پیچیده‌تر خواهد شد.
در این موقعیت چه باید گفت؟
در این موقعیت می‌توان گفت: «من ترجیح می‌دهم که مکان فعلی را ترک نکنم.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
چنین جمله‌ای باعث می‌شود که ضمن حفظ شفافیت و صراحت در کلام، نقطه‌نظر خود را درباره‌ی تصمیم اخذشده اعلام کنید. زیرا:
به‌وضوح خواسته‌ی خود را مطرح می‌کنید و نشان می‌دهید که خواسته‌ی شما چیست.
با این جمله به‌جای اینکه لحنی شبیه امر و نهی داشته باشید، عبارتی به‌شکل پیشنهاد مطرح می‌کنید.
میزان حساسیت و اهمیت موضوع را برای خود به طرف مقابل نشان می‌دهید.
به دیگران ثابت می‌کنید که پیگیری این موضوع تا رسیدن به نتیجه برایتان مهم است.
در این مثال خانم «ف» می‌تواند به مدیریت مراجعه کند و به او بگوید از آنجا که نقل مکان بدون اطلاع قبلی و هماهنگی صورت گرفته است، لازم دیده است تا نقطه‌نظرات خود را در این رابطه مطرح کند. او می‌تواند از این جمله بهره ببرد: «علت انتقال تیم ما به زیرزمین برای من کاملا مشخص نیست. من می‌خواهم که تیم‌مان در مکان سابق خود بماند. درواقع ترجیح می‌دهم که همین‌جا بمانیم.» با این صحبت‌ها، مدیریت قطعا به موضوع رسیدگی خواهد کرد.
موقعیت هفتم
زمانی که باید موضوع مهمی را با جدیت پیگیری کنید
خانم «ک»، مهندس شرکتی معروف است. او برای شرکت در یک مراسم کاری، راهی شهر دیگری شده است. او بعد از اتمام مراسم به هتل بازمی‌گردد تا با مدیرش دیدار کند. مدیر در این دیدار به او می‌گوید که علت این سفر، ابراز علاقه به خانم «ک» و گذراندن وقت با او بوده است. «ک» این موضوع را به بخش منابع انسانی منتقل می‌کند. کارمند بخش منابع انسانی به «ک» می‌گوید که مدیرش یکی از مهره‌های اصلی شرکت است و شاید او دچار سوءتفاهم یا سوءبرداشت شده است.
وقتی پای مسائل عاطفی یا جنسی در محیط کار به میان می‌آید، مدیریت اوضاع در بخش منابع انسانی کمی دشوار می‌شود. اگر به چنین موضوعاتی اعتراض شود، آن هم در ارتباط با افراد کلیدی و مهم سازمان، امکان دارد که فرصت‌های پیشرفت و ارتقای شغلی از فرد معترض گرفته یا با او برخورد نامناسبی شود.
در این موقعیت چه باید گفت؟
خانم «ک» می‌تواند از این عبارت کمک بگیرد: «عدم پیگیری صحیح شما به من انگیزه‌ی بیشتری برای پیگیری می‌دهد.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
این جمله‌ی قاطع با لحنی خونسرد به مدیر و فرد خاطی نشان می‌دهد که شما با او همراهی نمی‌کنید و این موضوع را پیگیری خواهید کرد. اثرگذاری این جمله به دلایل زیر است:
شما نشان می‌دهید که خواهان پیگیری موضوع هستید و تا رسیدگی به آن از سوی مراجع مختلف، کوتاه نمی‌آیید.
رویکرد و نظرتان درباره‌ی اتفاقی که افتاده است، کاملا مشخص می‌شود.
نشان می‌دهید که خواهان برخورد با فرد خاطی (رئیس یا هر شخص دیگر) هستید و معتقدید که او باید منتظر عواقب کار ناشایست خود باشد. ضمن اینکه عواقب این پیگیری نباید متوجه موقعیت شغلی شما شود و آزارتان بدهد.
شما را در مسیر پیگیری رسیدگی به اعتراض‌تان قوی‌تر می‌کند و هیچ نقطه‌ضعفی برایتان ایجاد نخواهد کرد.
در این مثال هم، خانم «ک» نباید تحت تأثیر حرف منابع انسانی قرار بگیرد و به‌خاطر نفوذی که رئیس در شرکت دارد، از شکایت و اعتراض خود منصرف شود. «ک» باید به بخش منابع انسانی مراجعه کند و قاطعانه از آنها بخواهد که به شکایتش رسیدگی کنند. او باید به کارمند منابع انسانی چنین جمله‌ای بگوید: «این رفتار شما به من انگیزه‌ی پیگیری بیشتر می‌دهد.» بخش منابع انسانی به‌خاطر نفوذ رئیس تمایل زیادی به پیگیری این داستان ندارد و معتقد است که چنین اختلافی به ضرر «ک» تمام می‌شود. در این موقعیت، «ک» نباید کوتاه بیاید و باید موضوع را از مجاری دیگر پیگیری کند.
منبع: چطور
دیدگاه خود را در میان بگذارید