شاید شما هم لحظات پر از فشار و استرسِ درگیری با رئیس، همکار یا ارباب رجوع را تجربه کرده باشید. لحظاتی که انگار ارتباط میان مغز و زبان، آن‌قدرها که باید خوب برقرار نمی‌شود و جملات و کلماتی که باید درست به هدف بزنند، از دهان خارج نمی‌شوند. سایان بیلوک (Sian Beilock)، رئیس کالج برنارد و نویسنده‌ی کتاب «خفگی»، علت عدم حضور ذهن درهنگام بحث کردن را نگرانی و فشار شدیدی می‌داند که به مغز وارد می‌شود. اما نحوه برخورد درست در محیط کار در شرایط دشوار چگونه باید باشد و موفقیت در محیط کار چگونه بدست می‌آید؟ از آنجا که موقعیت‌های سخت در محیط کار برای همه ما پیش آمده، شما می‌توانید با به خاطر سپردن چند عبارت کلیدی، اوضاع را در موقعیت‌های دشوار محیط کار به بهترین شکل مدیریت کنید. در این مقاله به بررسی ۷ موقعیت دشوار در محیط کار و نحوه مدیریت آنها خواهیم پرداخت.
موقعیت نخست
زمانی که همکارتان ایده‌ی شما را به نام خود تمام می‌کند
خانم «الف» مدیر ارشد عملیات در یک شرکت خدماتی با زمینه‌ی کاری برگزاری تشریفات است. «الف» از توانایی خوبی در تفکر استراتژیک برخوردار است. ایده‌ی هوشمندانه‌ی او از سوی مدیران ارشد رد می‌شود و مورد استقبال قرار نمی‌گیرد. اما کمی بعد، آقای «ب» که مدیر بخش IT است، ایده‌ی خانم «الف» را به زبانی دیگر و با ادبیات خودش مطرح می‌کند. این بار، همه از ایده استقبال می‌کنند و همه چیز به نام آقای «ب» تمام می‌شود.
پیش آمدن چنین موقعیت‌هایی در محل کار بعید نیست؛ یعنی ایده‌ی شما کاملا رد می‌شود و چند روز یا حتی چند دقیقه بعد، پس از طرح ایده از سوی شما، یکی دیگر از همکاران یا مدیران، ایده را با زبان خود مطرح می‌کند و اتفاقا مورد قبول هم واقع می‌شود.
در این موقعیت، چه باید گفت؟ پاسخ چیست؟
پاسخ: «خیلی ممنون که ایده‌ی من را به سمع و نظر دیگران رساندید.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
اگر عبارت پیشنهادی بالا را با خونسردی بگویید، اثرگذاری زیادی خواهد داشت؛ زیرا:
با این شیوه اعتراض خود را در لفافه و بدون بی‌احترامی مطرح می‌کنید.
چنین برخوردی به شما اجازه می‌دهد تا ایده‌ی خود را مجددا و بدون بی‌احترامی و توهین مطرح کنید.
ابراز چنین واکنشی از سوی شما به‌ویژه هنگامی که مخاطب‌تان یک مدیر است، شما را در موضع قدرت قرار می‌دهد.
اگر درمقابل حضار از این جمله‌ی کاربردی استفاده کنید، احتمال اینکه دوباره ایده را به نام خود دربیاورید بیشتر می‌شود، زیرا می‌توانید پیشنهادات یا شفاف‌سازی‌هایی داشته باشید که ایده را تأثیرگذارتر می‌کند.
در مثالی که عنوان شد، خانم «الف» می‌تواند بگوید:
آقای «ب»، ممنون بابت اینکه ایده‌ی من را دوباره مطرح کردید. پیشنهادات دیگری هم وجود دارد که می‌توانم به ایده‌ی اولیه اضافه کنم. در جلسات بعدی حتما به آنها اشاره خواهم کرد و می‌توانیم درباره‌ی پیشنهادات تکمیلی، وارد جزئیات بیشتری شویم.
با چنین رفتاری، همه‌ی توجه‌ها دوباره به خانم «الف» معطوف می‌شود و همه به‌عنوان مغز متفکر این ایده به او نگاه خواهند کرد.
موقعیت دوم
زمانی که باید برای کاری شخصی و اضطراری محل کارتان را ترک کنید، اما از شما خواسته می‌شود که تا دیروقت سرکار بمانید
خانم «ج» پزشک است. او در بیمارستانی مشغول به فعالیت است. چهارشنبه‌ها ساعت ۴ بعدازظهر، جلسه‌ای در بیمارستان برگزار می‌شود. خانم «ج» هم در جلسه شرکت می‌کند. اگر این خانم، ساعت ۵ به منزل بازگردد، به‌راحتی می‌تواند امور مربوط به فرزندانش را مدیریت و پرستار بچه‌هایش را نیز مرخص کند. اما این بار یکی از مدیران از خانم «ج» می‌خواهد که کمی بیشتر صبر کند تا جلسه به پایان برسد. در این وضعیت، خانم دکتر دچار چالش می‌شود. زیرا از یک سو باید خودش را به بچه‌ها برساند و پرستار را مرخص کند (چون پرستار بچه‌ها هم خودش فرزندانی دارد که در مهدکودک هستند و با پایان زمان کاری مهد، باید به سراغ آنها برود) و از سوی دیگر اگر جلسه را ترک کند در نظر سایر همکاران، اخلاق کاری او زیر سؤال می‌رود.
بعضی از موقعیت‌ها بسیار حساس هستند. مثلا گاهی لازم است تا به سراغ والدین پیر خود بروید و از آنها مراقبت کنید. گاهی پای فرزندان درمیان است و باید به سراغ‌شان بروید یا دوستی را برای رفتن نزد پزشک همراهی کنید و غیره. این موقعیت‌ها، به‌ویژه زمانی که افراد به کمک عاطفی شما نیاز دارند، موقعیت‌های حساسی هستند که حتما باید به آنها رسیدگی شود. اما واقعیت این است که اگر بخواهید برای انجام این کارها، محل کار خود را ترک کنید، هر چقدر هم که محیط کارتان صمیمانه باشد، باز هم مشکلات و دلخوری‌هایی پیش خواهد آمد.
در این موقعیت چه باید گفت؟
در چنین موقعیتی باید از این عبارت کمک گرفت: «خیلی ببخشید… من کار خیلی واجبی دارم که باید به آن رسیدگی کنم.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
اگر به رئیس یا همکارتان بگویید که اضطراری در کار است و حتما باید بروید، موقعیت به‌خوبی مدیریت خواهد شد. این عبارت کاربردی است، زیرا:
تلویحا و محترمانه به لزوم رسیدگی به موقعیتی اضطراری اشاره کرده‌اید؛ موقعیتی که درباره‌اش توضیح نداده‌اید اما مشخص است که موقعیتی مهم است.
توضیح ندادن درباره‌ی کار اضطراری‌تان باعث می‌شود مرزهایی برای خود تعیین کنید که تجاوز همکاران و رئیس به آن، به‌منزله‌ی مزاحمت خواهد بود.
لزوم توضیح دادن درباره‌ی وضعیت و موقعیت‌تان ازمیان برداشته می‌شود.
در مثالی که مطرح شد، خانم «ج» باید چنین برخوردی داشته باشد:
خانم «ج» باید وسایل خود را جمع کند و ضمن عذرخواهی اعلام کند که کار واجب دیگری دارد که حتما باید به آن بپردازد. اگر یکی از همکاران در این میان، کنجکاوی به خرج داد و مثلا گفت: «خیلی هم عالی… خیر باشه…برنامه‌ای مهمانی چیزی در کاره؟»، خانم «ج» باید در پاسخ بگوید که خیر، برنامه‌ای مهم و از پیش‌تعیین‌شده دارم که حتما باید به آن رسیدگی کنم. درواقع با این کار، مانع از ادامه‌ی کنجکاوی همکارش خواهد شد.
موقعیت سوم
زمانی که در لحظه‌ای کلیدی، همکار مورداعتمادتان، شما را غافلگیر می‌کند
آقایان «پ» و «د»، با کمک هم وب‌سایتی را راه‌اندازی کرده‌اند که کار تولید محتوای آن با «پ» و کار طراحی و راه‌اندازی وب‌سایت هم برعهده‌ی «د» است. «پ» می‌داند که کار «د» به زمان بیشتری نیاز دارد و درنتیجه برای همراهی با او و تقدیر از زحماتش، گاهی با انجام کارهایی سعی می‌کند تا احترام و تشکر خود را ابراز کند. مثلا برای «د»، ناهار می‌برد، با انجام ماساژ سعی می‌کند به التیام درد مزمن کمر همکارش کمک کند یا با هدیه‌هایی او را غافلگیر نماید. اما یک روز، آقای «د» به دوست و همکارش می‌گوید که قصد تغییر روند کار و حرفه را دارد. در این موقعیت، آقای «پ» سکوت می‌کند اما «د» که احساس می‌کند نادیده گرفته شده است، تکرار می‌کند: «درباره‌ی تصمیمم هیچ نظری نداری؟»، «پ» با بی‌ادبی می‌گوید: «درباره‌ی چی نظری ندارم؟ چی میگی؟» در این حالت است که آقای «د» به‌خاطر بی‌توجهی و بی‌ملاحظگی دوستش، رنجیده‌خاطر می‌شود. با وجود تمام محبت‌هایی که آقای «پ» در رابطه‌ی همکاری و دوستی‌شان به خرج می‌دهد اما آقای «د» گاهی اوقات حس می‌کند که همکارش آن‌طور که باید و شاید به حرف‌هایش توجه نمی‌کند. «پ» هم تمام کارها و محبت‌هایی که تا کنون کرده است را زیر سؤال می‌برد و می‌گوید: «حیف آن همه کاری که تا کنون برایت کرده‌ام.»
در این موقعیت‌ها، همکار یا دوست ارزشمندی که همیشه به شما خوبی کرده است، رابطه‌تان را تخریب می‌کند و باعث ایجاد ناامیدی، ترس و گناه در شما می‌شود. شاید واکنش چنین دوست و همکاری قابل‌درک باشد اما برخورد گستاخانه‌اش با شما توجیه‌پذیر نیست.
در این موقعیت چه باید گفت؟
در این موقعیت، آقای «د» باید از این عبارت استفاده کند: «گلایه‌ی من از کارهایی که برایم کرده‌ای نیست و قدردان محبت‌های تو هستم. اما از نوع برخورد فعلی تو دلگیر شده‌ام.»
چرا چنین برخوردی، نتیجه‌ی مثبتی به همراه دارد؟
اگر عبارت پیشنهادی بدون هیچ‌گونه التهاب احساسی گفته شود، اثرات خوبی ایجاد می‌کند و از شدت آزردگی می‌کاهد. زیرا:
مشخص می‌کند که علت دلخوری دقیقا در کجای رابطه شکل گرفته است و از اختلاط موضوعات مختلف موجود در رابطه و همکاری جلوگیری می‌کند. یعنی مستقیما به مشکل و دلخوری پیش‌آمده اشاره می‌کند و اینگونه مانع ایجاد جنجال و ابهام در رابطه می‌شود.
خیلی واضح و سریع مشخص می‌کند که دلخوری آقای «د» بابت چه موضوعی است و از رابطه‌ای علت و معلولی برای بیان دلخوری استفاده می‌کند. به‌عبارت دقیق‌تر، آقای «د» ناراحتی خود را معلول از برخورد و واکنش تند همکارش در آن لحظه عنوان می‌کند.
این عبارت و چنین واکنشی از سوی آقای «د» باعث ایجاد فرصتی برای حل موضوع به‌شکلی دوسویه و با همکاری هر دو دوست می‌شود.
در مثال مطرح‌شده، آقای «د» باید نفسی عمیق بکشد و بگوید: «من قدردان زحمات تو در کار و دوستی‌مان هستم اما از برخورد فعلی تو دلگیر شده‌ام.» درواقع مشکل خیلی شفاف مشخص می‌شود. یعنی «د» با نشان دادن قدردانی نسبت به زحمات و محبت‌های سابق دوستش از او می‌خواهد تا درباره‌ی تصمیم جدیدش اظهارنظر کند و با او همراه باشد. این نوع برخورد باعث می‌شود تا «پ» متوجه ناراحتی همکارش بشود و زمانی که «د» برای صحبت و مشورت نزد او می‌آید، ملاحظه و توجه بیشتری به خرج بدهد.
ادامه دارد……
منبع: چطور
دیدگاه خود را در میان بگذارید